1 - Quando devo apresentar os documentos da empresa à Alfisconta?
Na Contabilidade Digital, pode entregar qualquer documento à Alfisconta de imediato (assim que o receba ou o emita).
Embora a entrega imediata seja a mais adequada, pode no entanto calendarizar a entrega de 3 em 3 dias ou semanalmente, não sendo aconselhado entregas com intervalos superiores.
Não se aconselha também, deixar para o mês seguinte mais do que 5% da documentação, nem que a sua entrega ultrapasse o dia 7 do mês seguinte ao mês de referência (o mês de referência é o mês da data de emissão dos documentos).
2 - Como devo apresentar os documentos da empresa à Alfisconta?
Na Contabilidade Digital da Alfisconta existem 3 opções para entregar a documentação, e deverão respeitar sempre a integridade e legibilidade do documento:
2.1. Opção 1 - As empresas com documentação em suporte de papel e não tenham meios próprios para a sua digitalização (OCR), mas que pretendam ter Arquivo Digital e Contabilidade Digital, deverão continuar a entregar a documentação de acordo com o n/ serviço de Contabilidade Tradicional, e contratualizar os serviços de digitalização da Alfisconta;
2.2. Opção 2 - As empresas com meios próprios para proceder à digitalização dos seus documentos, mas não queiram aderir ao Client Connet, podem enviar todas as faturas digitalizadas por correio eletrónico (geral@alfisconta.pt), ou entregar as mesmas por intermédio de uma PEN;
2.3. Opção 3 - Aderindo ao Client Connet, terá apenas que depositar os documentos nas pastas da aplicação.
2.4. - Qualidade do documento digitalizado (Atenção):
2.4.1. - De acordo com o nº 2 do art.º 23.º do DL n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, as operações de digitalização e arquivo eletrónico devem ser executadas com o rigor técnico necessário à obtenção e reprodução de imagens perfeitas, legíveis e inteligíveis dos documentos originais, sem perda de resolução e informação, de forma a garantir a sua consulta e reprodução em papel ou outro suporte eletrónico.
2.4.2. - A Centralgest e a Alfisconta, recomendam as seguintes digitalizadoras (clicar para ver).
2.4.3. - Não adianta ter o melhor processo de digitalização do mundo, se o documento a digitalizar não possui ele próprio as qualidades exigidas. Neste caso, no momento em que recebe um documento, tem a grande responsabilidade de o devolver de imediato à entidade emitente, exigindo o documento com a qualidade imposta pela Lei:
2.4.4. - As regras do arquivo físico e digital, estão atualmente previstas dos artigos 19.º a 30.º) do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, cuja leitura recomenda-se.
Informação complementar:
* Respostas às questões mais frequentes (FAQ):
2.4.5. - O documento em suporte de papel, antes de digitalizado, pode acolher carimbos e/ou apontamentos (reduzidos). Esses carimbos e/ou apontamentos (reduzidos) não podem sobrepor-se a qualquer informação da fatura e muito menos sobre o QRCODE ou ATCUD.
2.4.6. - O documento digitalizado, não pode ser:
2.4.6.1. - separado em 2 ou mais páginas, a não ser que o mesmo já tenho sido assim impresso, onde identifica cada uma e a totalidade das páginas desse documento (exemplo: 1/3, 2/3 e 3/3). Caso seja um talão com alguma dimensão, a digitalização só pode terminar com o fim desse documento;
2.4.6.2. - enviesado.
